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海珠体育中心志愿者团队

海珠“藤”飞 投稿邮箱:v2010news@163.com

 
 
 

日志

 
 

海珠体育中心 人力资源部《工 作 简 报》(第四期) 2010年11月18日  

2010-11-20 07:34:47|  分类: 人力资源工作简报 |  标签: |举报 |字号 订阅

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志愿者坚实的后盾

随着海珠体育中心亚运赛事的开始,人力资源部后勤保障工作已经基本完善。

一、   志愿者证件问题

人力资源部负责后勤保障工作的成员根据第一批和第二批志愿者证件的到位与下发情况,统计出到1116日开赛时还有2张志愿者证件没有到位,造成两位缺证的志愿者上岗时安检手续比较麻烦,影响正常上岗。为此,人力资源部经理每天与制证中心交涉,把这两位没有拿到证件的志愿者信息再次反馈到制证中心,并每天向制证中心了解证件到位情况。

二、   志愿者服装和装备问题

人力资源部为保证志愿者上岗穿戴志愿者服饰,与各中小队协商,统一调配志愿者衣服。此外,根据第一批和第二批志愿者服装和装备的下发情况,负责后勤保障工作的成员统计志愿者衣服不合身情况,把信息及时反馈到制服中心和上报志愿者部,并每天向制服中心了解服装和装备到位情况。相关服装问题人力资源部经理继续与制服中心协调与跟进。

三、   志愿者基本物资和激励物资问题

人力资源部成员每天登陆志愿者物流管理系统,查看并跟进志愿者基本物资(纪念版志愿彩、纪念版志愿者徽章)和激励物资信息等情况,保障志愿者基本物资和激励物资准时到位。

四、   10月份志愿者参加培训车费报销问题

人力资源部负责后勤保障工作的成员统计并整理10月份志愿者参加培训车费报销单据,由于涉及几千张票据,整理工作繁琐,我们还未整理出规范报销单。整理工作完成之后,我们尽快上报财务部。

五、   志愿者保险问题

人力资源部已统计完成志愿者信息,已经上报志愿者部。

六、   志愿者餐饮问题

人力资源部经理多次与场馆餐饮部经理协调,志愿者统一由人力资源部报餐。

由于供应商人手有限,派餐时由人力资源部志愿者与餐饮部志愿者一并派发志愿者餐。此外,供应商供餐的间比较晚,造成志愿者就餐时间推迟,严重影响志愿者上岗。供应商提供的餐品质量比较差,志愿者意见较多,小部分志愿者就餐后出现不适的情况。为此,人力资源部经理和餐饮部经理共同与供应商反映情况,要求供应商改进。相关问题人力资源部将继续跟进,尽快解决问题。

志愿者领水统一到餐饮部领取。

七、   志愿者制度问题

志愿者激励制度、志愿者物资领取制度和功能房管理制度基本完善。

1116日开赛,人力资源部后勤保障工作已经上正常轨道,在证件、餐饮、衣服装备、保险等志愿者相关保障方面已全面落实,为志愿者提供坚实的保障,解决志愿者上岗后顾之忧。

 

 

 

 

落实考勤制度,监督录入服务时数

    1116日,是海珠体育中心开赛的第一天,也是检验我们前期准备工作的关键时刻。

人力资源部主要行政工作:严格执行考勤制度,志愿者请假、调班程序化、规范化;督促各小队考勤员或小队长负责使用志愿时系统录入本队志愿者当天的服务时数,负责核对并确认录入结果;加强志愿者之家和志愿者办公室管理;下发《亚运会亚残会赛会志愿者基本规范细则》。

希望其他志愿者能加以配合我部门的行政工作。部分小队长或监督员没有按时录入当天队员的服务时数;部分志愿者不注意保持“志愿者之家”的清洁卫生和没有及时偿还所借用的柜子钥匙;由于各小队调班及请假的情况不少,故统计每个班次的出勤情况的工作量很繁琐、很大;电脑数量不足,核对各小队的服务时数录入工作难以快速有效开展。

我部门将继续督促小队长或监督员认真落实考勤及录入工作,明确自己的责任;制定功能房管理员和办公室管理员的工作细则;每个班次的办公室管理员需要写下该班次的工作内容以及接下来的工作任务,方便工作交接,提高工作效率;制定并张贴志愿者行为规范细则,约束志愿者保持场馆及志愿者之家的环境卫生、及时归还借用物资;指定每个班次的功能房管理员和办公室管理员,以及确定每个早班轮流提前上岗的人员,安排好相应负责的工作,确保他们工作清晰,责任明确。

 

 

 

做好评优激励工作,为志愿者加油打气

     11月16,海珠体育中心迎来亚运开幕以来的第一个比赛日。人力资源部是为整个海珠体育中心志愿者提供后勤服务,是志愿者的“平方”。为做好这个“管家”的角色,人力资源部基本上都是来得最早,离开最晚的。有这样的一句话可以形容“披星戴月出门,披星戴月归来”。

为更好了解各个岗位的志愿者上岗情况、服务质量及志愿者精神面貌等,由人力资源部经理、志愿者副经理、志愿者主管和志愿者督导制定了巡视方案以及巡视路线,定时对各个岗位的志愿者进行巡查。旨在以下三点:一是对在巡视过程中发现志愿者在岗服务时存在的各种问题,及时进行指导纠正,提高服务质量。二是通过巡视各个岗位志愿者,了解场馆志愿服务的情况,合理调整志愿者的岗位安排,及时了解志愿者的心理状况以及为志愿者打气加油。三是希望通过巡视,使志愿者时刻保持紧迫感,以最佳的态度与状态投入到志愿服务中去。

从巡视的情况看来,各业务口志愿者工作进展顺利,表现让人满意,这与前期的技能培训、测试赛联调等相关培训是分不来的。其中观众服务的志愿者表现得尤为出色,无论是志愿者每天的“三会”的开展,还是比赛现场处理观众各种问题,都体现出志愿者的活力与激情。

为对优秀志愿者进行表彰,激发志愿者的服务热情,增强志愿者的荣誉感,使志愿者获得有价值、令人愉快的工作经历,促进志愿者的全面发展,人力资源部按照之前所制定的评优方案,落实做好志愿者的评优工作。

 根据海珠体育中心的情况,评优方案共设四个个人奖项,分别是:微笑之星、服务达人、宣传之星、终极宣传之星。团队奖项有:优秀团队一、二、三名(其中优秀团队的评选在赛事结束再进行评选)。人力资源部每天早上把各项个人奖项的评分表等表格分派到各个小队,要求各个小队赛事每天每个小队必须遵照公平、公正、公开的原则做好评优工作。每天的小队总结会后收集评选资料,第二天早上公布于志愿者之家的奖项展示版上。同时做相对应的宣传,以增加其奖项的含金量。

人力资源部会根据各小队反映的情况继续改进相关评优和巡视制度。

 

 

 

精心策划,神秘之夜蓄势待发

1116日海珠体育馆迎来第一场赛事、第一批观众以来,海珠体育馆志愿者团体的服务渐入佳境,志愿者服务的状态日渐高涨。在志愿者们忘我地投入服务的时候,他们忘记的不单是自己的疲累,更不小心地忘记了一个属于自己的日子——生日。人力资源部负责活动策划的同学精心为十一月“寿星”们策划了一个“November  Birthday”生日派对。

1115日,“海珠体育中心志愿者庆生方案”正式启动。在此之前,我们已经密锣紧鼓地召集“各路人马”,安排好工作,并有序地开展工作。1116日早上,人力资源部分享会后,负责活动策划的成员开了个小会,把关于生日派对的策划以及各项工作安排和负责人明确了一下,并于中午与负责设计生日邀请函的成员商量邀请函的板面设计和文字表达,力求做到表达明了的同时不失轻松活泼。节目安排方面,决定邀请观众服务业务口的志愿者一起参加“生日party”表演,观众服务志愿者经过民主决定和经理的支持下,决定1120日晚上派出亚运吉祥物进行表演。相信有观众服务的大家庭参与,我们的庆生之夜肯定会赠色不少。1116日开始,人力资源部对照视频学习“亚运助威操”,希望“生日party”当晚能通过热情滂湃的助威操,把大家的热情带动起来,把疲倦扔到一边,全心投入到我们精心策划的游戏中去。
生日party”物资方面,1116日人力资源部采购了作为生日礼物的吉祥物公仔和作为游戏奖品的吉祥物版志愿彩。这些礼物都是我们经过收集大家的心水选择以及跟供货商联系后才确定下来的,1117日下午,外出采购布置现场的物资。邀请函已经印制完成,将会在志愿者签到时或者由人力资源部亲手送到各寿星手里。唯一一次在亚运会赛场中度过的生日,唯一一次经历上百人共同送祝福的时刻,相信这会是一个难忘的生日。
赛事如火如荼得进行着,“志愿者之家”成为亚运志愿者服务期间放松休息最好的一个落脚点。人力资源部负责活动策划的成员在111516日两天不断丰富“志愿者之家”各个板块的内容,如“生日快乐”板块用彩笔公布出最近一段时间内生日的志愿者的名字和生日时间,吸引了不少志愿者的目光,也提醒了不少“粗心”的朋友们;“幽默一刻”板块用Q版的漫画配以文字形式展示出来,逗乐了不少志愿者,达到了给辛勤的志愿者减压的预期效果;1117日,在张贴的照片上添加了简短的内容介绍,所得效果明显增加。
对于 “志愿者之家”,人力资源部会综合志愿者们的意见和提议,继续努力完善,为志愿者业余休息点创造良好的环境。

 

 

 

携笔从戎,用镜头和笔记录下志愿者的笑脸

亚运的号角已经吹响,人力资源部负责宣传策划的成员携笔从戎,在以往的基础上不断加强宣传的力度和效果,并通过多渠道的宣传方式,用镜头和笔记录下了志愿者们的一举一动和一颦一笑。

一、    第一期“宣传之星”名单出炉

在亚运前期,各业务口的宣传志愿者就表现出了极大的工作热情,据统计,截止到1113日晚上12:00各业务口40余名宣传志愿者所投通讯稿数量达到了近100篇之多,文学稿投稿量也达到了近10篇,在一个多月的时间里有这么大的投稿量充分说明了各宣传志愿者认真负责的工作态度和为亚运志愿者宣传工作所给予的热情。其中部分优秀的稿件已被录用到第二期《海珠体育中心志愿者报》上。为了对涌现出的优秀宣传志愿者进行鼓励和表彰,人力资源部根据《海珠体育中心激励制度》中关于“宣传之星评分原则和标准,对1113日晚上12点前的投稿进行了统计和计算了分数,以最高分数的三名宣传志愿者获得“宣传之星”称号。恭喜第二中队詹伟流、第三中队罗永恒、第四中队钟艳桃荣获第一期“宣传之星”称号。此外,为了保证宣传志愿者劳动成果的有效性,人力资源部相关负责人将于每天早上都会对投稿邮箱进行查收,并及时回复,告知投稿人员稿件已被成功收到。为了对各个业务口的信息进行及时的了解,为志愿者报等宣传载体收集好的新闻素材,人力资源部负责宣传策划的成员做到篇篇稿件都认真查看的基本要求,并对于具有新闻价值的通讯稿和优秀的文学稿进行录用,用于出版志愿者报或者上传博客。亚运赛事期间,人力资源部还将定期评选出三名“宣传之星”,并张贴照片于“志愿者之家”的“宣传之星”板块上。

二、    第二期《海珠体育中心志愿者报》定版,并将近期出版派发

经过志愿者报记者编辑紧张的工作,并在志愿者报主编吴悦欢老师、副主编杨珊珊老师以及顾问张文涛和韩希老师的指导和支持下,第二期《海珠体育中心志愿者报》也已于近期初步定版,并将于20日左右出版并及时派发到各业务口经理和志愿者手上。

根据海珠体育中心宣传需要,在亚运结束前还将有数期的志愿者报会与志愿者们见面。

三、    用影像收集业务口经理们的微笑和祝福,为“寿星”庆生

在激情盛会的召唤下,数百位志愿者齐聚海珠体育中心用他们的热情为亚运服务,为亚运增彩。11月份生日的志愿者数量也比较多,为了给辛勤奋斗在各个岗位的志愿者们送上生日的温泉和祝福,人力资源部已经确定在1120日晚上在志愿者之家开展一次全体志愿者生日晚会,为了使晚会节目更加丰富多彩,并让晚会与众不同和更有意义,人力资源部带着DV到各个业务口,为各业务口经理们录制一段视频,借此转达经理们对志愿者们的祝福和工作的鼓励。这一段段视频凝聚了爱,将会在生日晚会的当晚为“11月份的寿星”们送去一股股暖流。

此外,为使志愿者之家更加温馨,并更贴近志愿者,人力资源部还定时对场馆摄影的照片进行筛选,把展现志愿者服务热情和风采以及场馆典型的新闻图片进行冲晒。把照片挂在志愿者之家里,让志愿者们看到熟悉的、不熟悉的笑脸,拉近志愿者们的距离,让志愿者们感到一种家的温馨。

 

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