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海珠体育中心志愿者团队

海珠“藤”飞 投稿邮箱:v2010news@163.com

 
 
 

日志

 
 

海珠体育中心 人力资源部《工 作 简 报》(第二期) 2010年11月12日  

2010-11-20 07:31:04|  分类: 人力资源工作简报 |  标签: |举报 |字号 订阅

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落实考勤制度,保证志愿服务工作顺利开展

人力资源部11月上旬在行政方面的主要工作有:制定考勤制度、人力资源办公室以及功能房的使用管理制度,下发志愿者上岗、领取物资、制定排班表等通知,向各高校发函,收集各中队赛前、赛时的排班表,为各中、小队制作考勤表,整理文档。

11月份里,组员进一步了解人力资源部行政工作及运作;通过试行考勤、人力资源办公室及功能房的制度,做出适当调整,逐渐完善制度;顺利向各高校发函,为志愿者请假,确保志愿者能按时上岗。

由于各业务口经理及中队长没有按时上交赛前、赛时的排班表,导致排班变动大、名单不确定,增加了人力资源部的工作量,工作一再延迟,难以统计出勤人数及制作考勤表。

在实施志愿者考勤制度的过程中发现,中小队长安排的考勤、监督员没有认真落实考勤工作,而各小队志愿者不是很明确考勤方式,考勤工作的开展有待改进。

今后工作改进与展望: 

一、        明确组员工作,实行排班制和责任制,固定每个班次功能房及志愿者办公室的值班人员,加强人员管理及制度实施。

二、        下发通知前,必须先明确通知的对象是经理还是中、小队长,保证他们清楚需要做的事以及上交的资料。

三、        每个班次安排固定人员负责考勤及统计服务时数,避免考勤混乱及工作滞后。

四、        对于没有按时上交资料的中队或业务口,实行责任制,提高各业务口的重视度,确保工作顺利开展。

 

 

 

 

热情服务,做好志愿者的“粮草兵”

经过10月份各项工作的磨合,11月份上旬人力资源部后勤保障工作基本上轨道并有序开展。

一、   志愿者证件问题

负责后勤保障工作的成员根据10月份第一批志愿者证件的下发情况,统计出18名志愿者的证件未有到位。人力资源部把该信息及时反馈到制证中心,并每天向制证中心了解证件到位情况。经过人力资源部经理多次与制证中心交涉,1110日已到位15张志愿者证件,并及时下发给志愿者。还没到位的3张志愿者证件,人力资源部将继续跟进。

二、   志愿者服装和装备问题

10月份第一批志愿者服装和装备的下发,出现部分志愿者衣服不合身情况以及志愿者衣服到位与上报尺码、数目不符情况,人力资源部把信息及时反馈到制服中心,并每天向制服中心了解服装和装备到位情况。同时,服装不合身的志愿者先在各中小队进行内部协调,再由人力资源部协调。经过人力资源部经理多次与制服中心交涉,119日根据制服中心下发的文件,按海珠体育中心团队女志愿者编制240人的8%,与制服中心成功调配19套服装。人力资源部继续跟进服装调配问题。

三、   志愿者基本物资和激励物资问题

11月初,人力资源部根据志愿者部下发的文件,登陆志愿者物流管理系统,查看志愿者基本物资(纪念版志愿彩、纪念版志愿者徽章)和激励物资情况,并统计志愿者人数。按照比例,上报志愿者基本物资(纪念版志愿彩、纪念版志愿者徽章)和激励物资的领取数量,于119日领取,并于1112日统一下发给志愿者。经统计,各项物资缺少15份,经过人力资源部经理多次与志愿者部交涉,于1112日志愿者部重新开放系统,负责后勤保障工作的成员及时登陆系统,并按需上报物资数量,并完成第一批志愿者基本物资(纪念版志愿彩、纪念版志愿者徽章)和激励物资到位情况工作和派发工作。

四、10月份志愿者参加培训车费报销问题

人力资源部负责后勤保障工作的成员已经统计并整理好10月份志愿者参加培训车费报销单据。但还未上报场馆财务部,我们将尽快上报。

四、   志愿者保险问题

人力资源部负责后勤保障工作的成员已统计并完成志愿者信息采集,已上报志愿者部。但是由于有8位志愿者由后备岗调上,个人信息还没齐全,所以未能及时办理保险,相关工作人力资源部将会继续跟进。

五、   志愿者餐饮问题

人力资源部经理多次与场馆餐饮部经理协调,志愿者使用餐劵,并凭餐券领餐;志愿者领水统一到餐饮部领取,人力资源部负责跟进相关问题。

经过11月份上旬工作,人力资源部后勤保障工作已经进入亚运最后冲刺阶段。在最后的阶段,人力资源部根据志愿者总体情况,做好各种后勤保障工作,明确“志愿者的志愿者”的定位,为志愿者们提高坚实的后勤保障,为亚运献上自己一份绵薄之力!为亚运喝彩!

 

 

 

 

不断进步,聚沙成塔

          我们来自不同的地方,有着不同的性格,做着不同的事,但我们都有一个相同的名字,叫志愿者,我们有一个相同的理念叫“服务亚运”。

       自志愿者排班上岗以来,各项工作进展保持稳步发展。各业务口都能按照赛时的标准来开展各项工作,并在不断的总结中进步,越做越好。但不可回避的是,志愿者在开展工作时还存在很多问题。

一、            上岗时间问题

按亚组委志愿者部统一部署,各业务口必须严格按照时间节点排班上岗。因学校到场馆的路程方面较远,以及在路上可能会出现一些情况,常导致一些志愿者出现迟到、早退的现象。为此,人力资源部专门召开了各中小队长会议,多次强调志愿者考勤制度,并向各中小队长重新理顺一天中各时间节点的工作,并重申各中小队长及考勤员、宣传志愿者的职能,力保在赛时阶段,能让中小队长起到管理、协调作用,同时能及时将信息传达到每一位志愿者,保证志愿者上岗及服务的正常运转。

二、            志愿者之家管理问题

根据志愿者之家管理规章制度,志愿者之家用于志愿者就餐、休息、开会、娱乐等活动。但一些志愿者缺乏自律性:不按志愿者管理规章制度来使用,通常出现就餐后的垃圾、饮用水瓶等随意扔在志愿者之家。人力资源部向各中小队长通报了这个问题,并在志愿者之家内设立各种温馨提示情况得到较好改善。

三、            志愿者仪容问题

按照亚组委规定,志愿者在上岗时必须穿着志愿者服装,佩戴志愿者证。一些志愿者在服装穿着、证件佩戴方面都不符合志愿者部的规定。为此人力资源部志愿者召开中小队长会议 ,重申有关志愿者仪容着装规定,并在志愿者工作中不断提醒,问题得到较好的解决。

 

 

 

总结强化培训,做好后续工作

人力资源部于102425日举行志愿者强化培训,根据志愿者各小队的《培训意见反馈表》反馈情况来看,这次强化培训达到了预期的效果。

经过强化培训,加强了志愿者集体荣誉观建设,增强志愿者对海珠体育中心志愿团队的认可度。志愿者在服务技能和服务质量等方面都有了较大的提高,特别是应对突发事件和礼仪方面。

为充分展示海珠体育中心赛会志愿者工作取得的成果,广泛宣传涌现出的青年志愿服务优秀团队和优秀志愿者的事迹,大力弘扬“奉献、友爱、互助、进步”的志愿者精神,倡导社会新风,促进志愿服务精神文明建设。人力资源部决定制定海珠体育中心赛会志愿者评优方案,通过对优秀志愿者进行表彰,激发志愿者的服务热情,增强志愿者的荣誉感,使志愿者获得有价值、令人愉快的工作经历,促进志愿者的全面发展,从而确保志愿者队伍的稳定,为赛事的成功举办提供充足、优质的人力资源保障。

114召开志愿者中小队长会议,在会议上人力资源部详细解释评优方案的奖项设置、评选方法及注意事项,并详尽地解答了各中小队长有关于评优方案的问题。会上要求各小队须严格依照评优方案落实好赛时志愿者的评优工作。

为使愿者更清楚了解海珠体育中心、各志愿者更明确各自的工作职责,人力资源部专门策划、撰写了便于随身携带的《海珠体育中心志愿者培训手册》。手册上对藤球的历史及发展、海珠体育中心的基本情况、志愿服务可能遇到情形的正确处理方法等都作了详细介绍,此手册在赛时志愿服务中可以切实地帮助志愿者解决实际问题。

人力资源部将由亚组委编写《志愿者领袖的一天》派发到各个中小队长手中,并组织各中小队长认真学习其重点内容。此外,人力资源部于1112日将《海珠体育中心志愿者培训手册》、《培训证书》等培训相关材料派发到每个志愿者手中。

 

 

 

 

 

细致入微,打造温暖志愿者之家

距离亚运会开幕式还有两天,而我们志愿者团队早早就已经到达岗位,时刻准备着,为广州亚运盛事奉献自己的青春和热情。随着志愿者们陆续上岗, 志愿者之家的布置也日趋完善。从111日志愿者之家的整体布置完工后,到现在为止,人力资源部负责策划的成员在不停地修饰志愿者之家,并根据各位志愿者在日常使用过程中的实际情况,作相应的修改和添加,力求细致入微,打造出温暖“志愿者之家”。另一项工作是完善“志愿者生日Party庆祝方案”,确定激励物资并购买。

一、       重点工作:进一步完善志愿者之家布置

112,志愿者之家整体布置已经完成,包括三面墙的背胶粘贴完成、“微笑之星”等栏目KT板布置到位、四个功能板块基本成型、桌椅和寄存物品柜的摆放基本定型。志愿者之家的整体效果在几天的使用过程中,得到了志愿者的认可,“轻松温馨,给人以家的感觉”的设计理念基本达到。在试用过程中,各位志愿者提了一些宝贵建议,人力资源部参考了这些建议以及结合之前的设计构想,在114日开始做志愿者之家布置的进一步完善。

116,人力资源部根据从志愿者中收集的建议,购置用于志愿者闲时用的游戏棋类。这些既益智又时尚的游戏棋牌,定能使志愿者的闲时时光更精彩,轻松的游戏过后,我们定能以最饱满的热情投入到亚运的志愿者工作中去。此外,策划人员还购置了一些布置志愿者之家和办公室的绿色植物。这些绿色植物令室内空气清新之余还为办公室和志愿者之家添多了几分生机。117,根据实际使用过程中发现的不便,我们在签到桌的显眼位置添加了每个小队的签到标识,使志愿者能更快的完成签到工作,提高了工作的效率;此外,为“工作时间节点图”添加的日期标识,方便人力资源部的全体成员查阅工作时间节点。118,根据宣传的实际需要,添加“宣传之星”板块和场馆报的展示板面以及志愿者工作剪影相片悬挂墙的制作。但因设计队还没做好相关板面,所以这项工作暂未完成。在进一步完善志愿者之家的布置的同时,我们和还将商讨《志愿者之家管理制度》,以便更好的使用和保护志愿者之家。

二、       完善海珠体育中心志愿者团队庆生方案

海珠体育中心志愿者团队庆生方案已经确定并上交。人力资源部多次审核次11月份生日的志愿者名单,力求每一位在亚运期间生日的海珠体育中志愿者团队成员都能参与生日Party119日,人力资源部成员一起设计和制作生日Party的邀请函,力求使每一位生日的志愿者能感受到志愿者团队对他们的祝福和对他们志愿工作的认同和鼓励。

三、       确定激励物资

1189日,人力资源部跟进了“海珠体育中心场馆激励徽章”的制作和后期派发方案的修改。根据供货商的实际情况和收集到的志愿者心仪激励品意向,人力资源部确定并购买激励奖品。但因供货商部分具有亚运元素的激励物品暂时缺货,所以购买激励物品的工作进展缓慢。

根据十一月前十天的工作情况,人力资源部策划工作基本按照原定计划进展工作,但是因要与设计队等进行多方面的沟通协调,使较多进展缓慢。我们相信,在稳抓进度的同时精雕细琢,定能出精品,定能为全体志愿者打造一个舒适的工作环境。

 

完善宣传志愿服务条例,为迎接亚运做好最后准备

随着第一期《海珠体育中心志愿者报》的顺利出版,人力资源部宣传策划工作也步入了正轨,各项工作逐渐完善。亚运即将到来,人力资源部宣传策划志愿者能够及时报道宣传海珠体育中心的动态,服务于亚运宣传工作,宣传策划志愿者制作了亚运服务期间的节点表,督促宣传策划志愿者及时完成工作。

顺利完成数次场馆报道工作

亚运一天天临近,各个场馆也越来越受到各级领导的重视,省市领导及各对接场馆高校党委书记,团委书记先后来到海珠体育中心视察工作。1023日,万庆良市长来海珠体育中心考察场馆筹备运行工作;1029日,仲恺农业工程学院党委书记高志青到场馆慰问志愿者们;118日,广州亚运火炬展示型传递(海珠站)在海珠体育中心东门广场举行;1110日,共青团广东省委权益部张晓莉及广东轻工职业技术学院团委书记陈伟到场馆慰问志愿者们;1111日下午,中共中央政治局委员、国务委员刘延东,国务院副秘书长项兆伦,国家体育总局局长、党组书记刘鹏,省委副书记、省长黄华华,副省长林木声,市委常委、常务副市长苏泽群和姚奕生、方锦群等领导共同前来海珠体育中心参观,并慰问了在此训练的国家藤球队女子队和场馆的工作人员。在此期间还进行了一次全体志愿者的强化培训,人力资源部宣传策划志愿者不仅按时按质按量的完成了采写及其摄影工作,做好了及时、全面的报道工作。平时,还积极撰写志愿者博客,宣传场馆志愿者。

派发第一期《海珠体育中心志愿者报》,宣传志愿精神

1027,第一期《海珠体育中心志愿者报》运抵场馆。作为宣传志愿精神的一个重要载体,也是志愿者们沟通交流的一个重要桥梁,人力资源部宣传策划志愿者担起了派发场馆报的任务,把一份份场馆报送到各部门经理和志愿者手中,让志愿者们了解各部门志愿者的动态,并宣传志愿者中的典型任务和事迹,激励志愿者努力工作。

除此之外,还编辑排版了第一期《人力资源工作简报》,将人力资源部的工作公开化、透明化,方便了各部门之间的交流,也为人力资源部亚运期间工作的顺利展开奠定了基础。

积极协助其他志愿者工作,制定亚运期间排班表

为了保证人力资源部宣传策划志愿者的工作的顺利进行,还进行了亚运期间排班工作,保证在亚运期间有突发新闻有人跟踪,有人摄影;并且每天挖掘各业务口志愿者典型进行宣传报道。

另外,此段时间人力资源部宣传策划志愿者还积极协助其他业务口志愿者展开工作,比如,在对场馆志愿者进行培训的时候充当工作人员,积极配合导师的培训工作,并进行摄影,记录培训的点点滴滴等。

 

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